Email doanh nghiệp là gì? 6 Lợi ích của việc sử dụng email doanh nghiệp

Trong thời đại công nghệ số hiện nay, email doanh nghiệp là một trong những phương tiện trao đổi không thể thiếu của các công ty. Những hình thức giao tiếp trao đổi trực tuyến điều thông qua gửi và nhận mail giữa các cá nhân của doanh nghiệp. Chính vì vậy, đầu tư một hệ thống email của công ty chính là điều quan trọng đối với các doanh nghiệp hiện nay càng đáng được quan tâm, nhằm thúc đẩy kinh doanh hiệu quả và nâng hình ảnh của công ty mình chuyên nghiệp hơn.

Email doanh nghiệp là gì?

Email cho doanh nghiệp là doanh nghiệp đó thuộc quyền sở hữu đuôi email dưới dạng tên miền đây bạn cũng có thể xem là một khối tài sản trên không gian mạng rất cần thiết cho doanh nghiệp.

Bình thường chúng ta sử dụng những email miễn phí như Gmail thì định dạng email của chúng ta là tenemail@gmail.com, Nhưng khi chúng ta đăng ký email doanh nghiệp độc quyền thì định dạng email của bạn sẽ là tenemail@domain của doanh nghiệp bạn. Như vậy sẽ thể hiện được sự chuyên nghiệp trong quá trình làm việc với đối tác hoặc khách hàng.

Đọc thêm: Báo giá dịch vụ hệ thống Email Server chuyên nghiệp SMAIL

Sử dụng Email doanh nghiệp sẽ mang lại lợi ích gì cho bạn? 

Củng cố niềm tin khách hàng bởi email doanh nghiệp của bạn

Nếu một ngày bạn đi sự kiện tại đây có rất nhiều đối tác và khách hàng tiềm năng. Bạn bỏ ra rất nhiều thời gian để giới thiệu về những dịch vụ sản phẩm của doanh nghiệp bạn có nhiều điểm đặc biệt hơn với đối thủ cùng ngành với bạn.

Khách hàng và đối tác tiềm năng rất hào hứng về những thông tin bạn cung cấp và họ bắt đầu xin thông tin để liên hệ với bạn sau sự kiện đó là chiếc namecard. Nhưng rất đáng tiếc nếu trên namecard thể hiện một địa chỉ email miễn phí tencuaban@gmail.com thay vì một email doanh nghiệp tencuaban@domaindoanhnghiep.

Nếu có đăng ký email doanh nghiệp chắc chắn một điều rằng khách hàng hay đối tác sẽ có một cái nhìn khá chắc chắn với những điều bạn đã giới thiệu về dịch vụ sản phẩm của bạn, thay vì một tài khoản email miễn phí.

Trong kinh doanh các chi tiết như thế có thể tạo ra một niềm tin lớn với khách hàng hoặc ngược lại. Nếu sử dụng một tài khoản email miễn phí thật sự doanh nghiệp bạn đang thể hiện cho khách hàng và đối tác thấy rằng, doanh nghiệp bạn đang còn khá trẻ và quy mô nhỏ điều này thật sự đáng tiết khi doanh nghiệp của bạn mất điểm chỉ vì một chi tiết nhỏ như thế này.

Ngoài ra trong trường hợp bạn quên mang theo doanh thiếp bạn hoàn toàn sẽ nhớ được địa chỉ email của mình vì cấu trúc email doanh nghiệp thật sự rất đơn giản như tencuaban@domaindoanhnghiep, việc này giúp công việc hợp tác của bạn với khách hàng và đối tác sẽ không bị gián đoạn.

Email doanh nghiệp công nghệ phát triển trong tương lai cùng doanh nghiệp bạn

Nếu bạn đang dùng email cá nhân, thường các doanh nghiệp bị mất thông tin hành vi của khách hàng trong quá trình mình sử dụng email để truyền thông, điều này có thể ảnh hưởng đến chiến lược kinh doanh của bạn. Email cho doanh nghiệp sẽ giải quyết tất cả những vấn đề trên và còn là một công cụ góp một phần nhỏ trong chiến lược marketing của bạn.

Một đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ email của các công ty sẽ giúp cho bạn quản lý email doanh nghiệp một cách dễ dàng cụ thể như sau:

Bạn có quyền kiểm tra email nhân viên khi nghỉ phép để đảm bảo công việc không bị trễ.

Có thể xem lại một loạt email của khách hàng

Có thể tạo nhiều tài khoản email cho nhân viên mới khi doanh nghiệp của bạn tăng quy mô kinh doanh.

Bạn có thể hỗ trợ nhân viên trả lời email của khách hàng với những câu hỏi khó hoặc nhận viên bận.

Trong môi trường doanh nghiệp càng phát triển chắc chắn cũng sẽ xảy ra xung đột thường, đôi khi nhân viên nghỉ làm. Ngay lúc này thì email doanh nghiệp sẽ phát huy tác dụng vì email đang thuộc quyền sở hữu của công ty, chủ doanh nghiệp có quyền kiểm soát. 

Trong khi email cá nhân bạn không có quyền kiểm soát, như vậy thông tin khách hàng có thể bị đánh mất.

Email doanh nghiệp giúp bạn xây dựng niềm tin với khách hàng

Mình không biết bạn đã từng là nạn nhân của spam mail từ tài khoản cá nhân sau khi mình cho họ email chưa? Những khi bạn sử dụng tài khoản email doanh nghiệp của các công ty thì khác vì khi bạn đăng ký email doanh nghiệp có chế độ bảo mật nâng cao và bộ lọc spam, giúp bạn bảo vệ được email của bạn khỏi những trường hợp spam từ bên ngoài. 

Đặc biệt vấn đề này sẽ trở nên quan trọng khi quy mô kinh doanh ngày càng phát triển, vì chính email doanh nghiệp sẽ bảo vệ cả nhân viên và khách hàng của công ty bạn.

Ngoài ra khi sử dụng email doanh nghiệp có một đặc điểm hầu như các doanh nghiệp điều quan tâm đó chính là email của bạn sẽ không bị tấn công bởi virus hay malware. Đồng thời khách hàng của bạn cũng an tâm hơn khi gửi những file quan trọng không sợ bị tấn công.

Email doanh nghiệp công nghệ phát triển trong tương lai cùng doanh nghiệp bạn

Nếu bạn đang dùng email cá nhân, thường các doanh nghiệp bị mất thông tin hành vi của khách hàng trong quá trình mình sử dụng email để truyền thông, điều này có thể ảnh hưởng đến chiến lược kinh doanh của bạn. Email cho doanh nghiệp sẽ giải quyết tất cả những vấn đề trên và còn là một công cụ góp một phần nhỏ trong chiến lược marketing của bạn.

Một đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ email của các công ty sẽ giúp cho bạn quản lý email doanh nghiệp một cách dễ dàng cụ thể như sau:

Bạn có quyền kiểm tra email nhân viên khi nghỉ phép để đảm bảo công việc không bị trễ.

Có thể xem lại một loạt email của khách hàng

Có thể tạo nhiều tài khoản email cho nhân viên mới khi doanh nghiệp của bạn tăng quy mô kinh doanh.

Bạn có thể hỗ trợ nhân viên trả lời email của khách hàng với những câu hỏi khó hoặc nhận viên bận.

Trong môi trường doanh nghiệp càng phát triển chắc chắn cũng sẽ xảy ra xung đột thường, đôi khi nhân viên nghỉ làm. Ngay lúc này thì email doanh nghiệp sẽ phát huy tác dụng vì email đang thuộc quyền sở hữu của công ty, chủ doanh nghiệp có quyền kiểm soát. 

Trong khi email cá nhân bạn không có quyền kiểm soát, như vậy thông tin khách hàng có thể bị đánh mất.

Email doanh nghiệp  phục vụ riêng cho doanh nghiệp bạn

Các gói đăng ký email doanh nghiệp tốt nhất hiện nay được tích hợp với một số công cụ nhằm tăng khả năng tối đa cho công việc của bạn. Một số tính năng được tích hợp trong email doanh nghiệp bao gồm:

• Lịch nội bộ và lịch cá nhân bạn có thể sử dụng để note lại công việc
• Một số tiện ích ứng dụng văn phòng Word, PowerPoint, Excel,...
• Chặn email spam và các phần mềm độc hại từ bên ngoài
• Bảo mật cao giúp bảo vệ dữ liệu nhạy cảm tốt hơn
• Khi bạn đang có nhu cầu đăng ký email doanh nghiệp cho công ty của bạn, bạn nên quan tâm thêm những tiện ích tích hợp.

Tiết kiệm chi phí và thời gian của bạn

Khi bạn sử dụng email doanh nghiệp giúp bạn tiết kiệm rất nhiều so với một email miễn phí. Vì thường sử dụng miễn phí dung lượng email rất thấp đồng nghĩa với việc bạn cần phải mua thêm dung lượng, nếu tính về lâu dài thì cũng sẽ rất tốn kém.

Email doanh nghiệp giúp bạn sao lưu dữ liệu khi doanh nghiệp phát triển quy mô lớn

Ví dụ trong trường hợp công ty của bạn tới một thời điểm cần mở rộng quy mô hoặc có một chút thay đổi. Khi bạn sử dụng email doanh nghiệp rất dễ dàng sao lưu dữ liệu, thay đổi bộ nhớ và rất dễ dàng tích hợp các công cụ tiện ích khác. Và ngược lại khi sử dụng email cá nhân bạn sẽ bị mất hết dữ liệu cũng như các file quan trọng trong quá trình nâng cấp chuyển giao.

Những lưu ý quan trọng khi chọn nhà cung cấp Email Doanh nghiệp

Khi chọn công ty cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp bạn cần quan tâm tính bảo mật hiện đại nhất của hệ thống, phải đảm bảo rằng hệ thống luôn được cập nhật liên tục các tiện ích chống virus, spam, chống lừa đảo và giả mạo.

Ngoài ra bạn cần quan tâm đến việc duy trì kết nối email liên tục nhằm đảm bảo hoạt động của email phải liên tục không bị ngắt bất chợt.

Phải đảm bảo rằng email của doanh nghiệp bạn phải đăng nhập được mọi lúc mọi nơi bất kể ở đâu và điều đồng bộ trên nhiều thiết bị khác nhau.

Trên là những thông tin về email doanh nghiệp mà chúng tôi cung cấp cho bạn, cảm ơn các bạn đã đọc. Mong rằng bài viết này sẽ giúp ích được cho các bạn.