Hệ thống ERP là gì? Vai trò của ERP trong quản lý doanh nghiệp 

Hệ thống ERP đã trở nên quen thuộc với nhiều doanh nghiệp trên thế giới từ những thập niên 90 của thế kỷ trước. Việt Nam cũng có những doanh nghiệp dẫn đầu đã tiên phong ứng dụng ERP từ những năm 2007, đơn cử như Vinamilk. Tuy vậy, hệ thống quản lý ERP vẫn còn tương đối xa lạ với nhiều doanh nghiệp nước ta. Trong bài viết này, hãy cùng Snine tìm hiểu về hệ thống ERP và những sức mạnh vượt trội mà ERP có thể mang lại cho doanh nghiệp.

Hệ thống ERP là gì?

Hệ thống ERP là ​hệ thống hoạch định nguồn nhân lực​ tích hợp các bộ phận và quy trình kinh doanh của doanh nghiệp vào một nền tảng duy nhất. Hệ thống này hỗ trợ tất cả các khía cạnh trong việc quản lý và vận hành doanh nghiệp, bao gồm: Kế toán, tài chính, nhân sự, quản lý chuỗi cung ứng và sản xuất,... cùng các tính năng khác tùy thuộc vào nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp.

Giải thích đơn giản cho cách hoạt động của hệ thống quản lý ERP, doanh nghiệp có thể tham khảo hình minh họa dưới đây:

Trước khi sử dụng hệ thống ERP, mỗi bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp hoạt động riêng biệt, với cách thức hoạt động và quy trình khác nhau. Các bộ phận và phòng ban này không chia sẻ chung một bộ dữ liệu, dẫn đến việc các dữ liệu khi di chuyển giữa các phòng ban gặp khó khăn, dễ phân tán. Có thể nói, mỗi phòng ban, quy trình hoạt động như một “hòn đảo” riêng biệt, làm việc độc lập và không kết nối với nhau, dẫn đến việc các phòng ban không thể hỗ trợ và cùng nhau phát triển.

Trái lại, hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP giúp tập hợp và thống nhất tất cả thông tin, dữ liệu từ các quy trình và phòng ban. Nhờ vậy, bạn quản trị và doanh nghiệp có thể nắm được dòng chảy của thông tin, thông tin được “chảy” thông suốt giữa các phòng ban. Tất cả các quy trình trong doanh nghiệp được KẾT NỐI với nhau từ đầu đến cuối.

Tên gọi của hệ thống cũng đã phản ánh đầy đủ nhiệm vụ và chức năng của ERP, bao gồm ba đối tượng chính:

• E - Enterprise (Doanh nghiệp): Doanh nghiệp là điểm tập trung của hệ thống ERP. ERP được xây dựng nhằm đáp ứng nhu cầu và nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp
• R - Resources (Tài nguyên, nguồn lực): ERP giúp doanh nghiệp tập hợp và quản lý hiệu quả các nguồn lực, ví dụ như nhân sự, tài chính, công nghệ, tài liệu,... Với ERP, nguồn lực sẽ trở thành tài nguyên thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.
• P - Planning (Hoạch định): ERP giúp hoạch định các nguồn lực, lên kế hoạch sử dụng nguồn lực hiệu quả. Sức mạnh của ERP nằm ở việc chúng có thể hỗ trợ doanh nghiệp thu thập các dữ liệu theo thời gian thực, từ đó tính toán và đưa ra những dự đoán chính xác trong quá trình vận hành doanh nghiệp.

Vai trò của ERP trong doanh nghiệp

Có thể nói, sức mạnh của ERP nằm ở khả năng kết nối và kết hợp tất cả các quy trình, bộ phận của doanh nghiệp lại trên một nền tảng thống nhất. Với khả năng này, hệ thống ERP mang đến những lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp, như:

1. Thúc đẩy hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp: Với những thông tin được cập nhật theo thời gian thực cùng khả năng dự báo, tính toán hiệu quả của hệ thống quản lý ERP, doanh nghiệp có thể hoạt động tốt hơn, phát hiện những điểm “nghẽn”, những điểm kém hiệu suất trong tất cả các quy trình kinh doanh, từ đó nâng cao hiệu suất hoạt động.
2. Tăng tốc khả năng đưa ra quyết định và hành động. Bằng cách kết nối các quy trình và dữ liệu, ERP có thể mang đến một bức tranh tổng quan, một tầm nhìn rõ ràng về các hoạt động kinh doanh, từ đó nhân sự và ban quản trị có thể dễ dàng, nhanh chóng đưa ra các quyết định và các hành động.
3. Đảm bảo tính linh hoạt của doanh nghiệp. Các hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP được xây dựng để thích ứng với nhu cầu phát triển liên tục, giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị và sẵn sàng ứng phó với bất kỳ thay đổi thị trường hoặc biến động nào.
   

Các phân hệ được tích hợp trong hệ thống quản lý ERP

Hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP gồm nhiều phân hệ, các phân hệ này được xây dựng tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp. Một số phân hệ chính không thể thiếu của ERP trong doanh nghiệp, có thể kể đến như:

1. Phân hệ kế toán, tài chính

Đây thường được coi là phân hệ quan trọng nhất của hệ thống ERP trong doanh nghiệp. Phân hệ kế toán, tài chính cung cấp các tính năng để doanh nghiệp tổng hợp, theo dõi, và phân tích các yếu tố tài chính, từ đó tạo nên một bức tranh tổng quan về tình hình sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Một số hệ thống ERP còn có các tính năng nâng cao như quản lý thuế, quản lý tài sản cố định và đối chiếu đa tiền tệ.

2. Phân hệ quản lý nhân sự

Phân hệ quản lý nhân sự trong ERP doanh nghiệp giúp tối ưu và giảm thiểu các task thủ công như tuyển dụng, quản lý nhân viên, đánh giá hiệu suất làm việc và tính lương. Phân hệ này đóng vai trò quan trọng trong việc tập trung và quản lý hồ sơ nhân viên, thông tin lương thưởng, phúc lợi, các thông tin quan trọng khác như giờ làm việc, nghỉ phép,...

3. Phân hệ báo cáo quản trị

Phân hệ báo cáo quản trị cung cấp cho các nhà quản lý các báo cáo tổng quan về hoạt động của doanh nghiệp. Các báo cáo này giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh và chuẩn xác nhờ các thông tin, dữ liệu được thu thập theo thời gian thực.

4. Phân hệ quản lý tồn kho

Phân hệ quản ý hàng tồn kho cung cấp các tính năng như: Theo dõi số lượng hàng tồn kho, Lập kế hoạch và kiểm soát tồn kho, Tự động hóa các quy trình quản lý tồn kho,...

5. Phân hệ quản lý công việc và dự án

Với hệ thống quản lý ERP, nhân sự trong công ty sẽ hoạt động và làm việc hiệu quả hơn với các tính năng như theo dõi tiến độ công việc, phân bổ nguồn lực, tự động hóa các quy trình quản lý công việc và dự án,...

6. Phân hệ quản lý bán hàng

Phân hệ quản lý bán hàng giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện bộ phận bán hàng trong doanh nghiệp, từ quản lý các kênh bán hàng, nhân viên bán hàng đến theo dõi đơn hàng, tạo báo giá,...

7. Phân hệ quản lý sản xuất và logistic

ERP quản lý doanh nghiệp có khả năng lập kế hoạch sản xuất, quản lý nhu cầu sản xuất và các đối tác logistic của doanh nghiệp. ERP còn hỗ trợ đảm bảo chất lượng, lập kế hoạch và theo dõi phân phối và theo dõi quá trình hoàn thành thông qua giao hàng.

8. Phân hệ quản lý khách hàng (CRM)

Phân hệ CRM trong hệ thống ERP giúp thu thập, tổng hợp và phân tích thông tin về khách hàng và khách hàng tiềm năng, chẳng hạn như chi tiết liên hệ, lịch sử bán hàng và hồ sơ dịch vụ tại một nền tảng dữ liệu thống nhất. Dữ liệu này sau đó có thể được sử dụng để nâng cao khả năng tương tác với khách hàng, xây dựng mối quan hệ,... Phân hệ này cũng kết nối với các phân hệ ERP khác, chẳng hạn như quản lý tài chính và kế toán, quản lý đơn đặt hàng hoặc marketing.

Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống ERP?

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những đặc điểm riêng biệt với những đặc thù công việc khác nhau. Trong quá trình quản lý vận hành thì một doanh nghiệp cần phải đối mặt với nhiều khó khăn thử thách khác nhau để đưa doanh nghiệp phát triển. Nếu doanh nghiệp đang gặp một số trường hợp sau đây thì nên tiến hành​ triển khai ERP vào vận hành:​

1. Trường hợp 1: Hệ thống quản lý cũ cản bước sự phát triển của doanh nghiệp

Một số doanh nghiệp đang sử dụng các hệ thống phần mềm như Excel, các phần mềm riêng biệt. Doanh nghiệp cần đánh giá toàn diện lại các tính năng và quy trình làm việc của doanh nghiệp với hệ thống cũ. Nếu hệ thống cũ đang hạn chế việc mở rộng thị trường và phát triển quy mô doanh nghiệp, thì đã đến lúc cần một hệ thống ERP tốt hơn, linh hoạt hơn để cho phép doanh nghiệp tăng trưởng, nâng cao khả năng cạnh tranh với thị trường đang đổi mới từng ngày ngoài kia.

2. Trường hợp 2: Hệ thống rời rạc, không tương thích

Đây là trường hợp thường gặp với các doanh nghiệp sử dụng những phần mềm riêng lẻ, không kết nối với nhau. Ví dụ như, phần mềm kế toán không tương tích và tích hợp với phần mềm nhân sự, và bộ phận HR cũng như ban quản lý doanh nghiệp phải mệt mỏi trong việc so sánh bảng chấm công và việc tính lương, cũng như khó khăn khi theo dõi chi phí nhân sự trong công ty và vô vàng các công việc thủ công khác, thì đấy là lúc doanh nghiệp nên triển khai hệ thống ERP trong doanh nghiệp.

3. Không đáp ứng được mong đợi của khách hàng: Nếu hệ thống cũ không đáp ứng được những nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, thì đấy là dấu hiệu để doanh nghiệp triển khai hệ thống ERP. Ví dụ: Ngày nay, khách hàng yêu cầu một trải nghiệm liền mạch giữa các kênh bán hàng, từ website, ứng dụng di động đến các cửa hàng,... hệ thống quản lý ERP có thể cung cấp một nền tảng duy nhất để quản lý tất cả các kênh bán hàng của doanh nghiệp. Điều này cho phép doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng một trải nghiệm liền mạch, không phân biệt kênh họ sử dụng để tương tác với doanh nghiệp.

Các tiêu chí lựa chọn hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP phù hợp

Việc lựa chọn một hệ thống ERP phù hợp là một quyết định quan trọng đối với doanh nghiệp. Dưới đây là một số tiêu chí cần quan tâm khi lựa chọn:

Tiêu chí 1: Độ uy tín và năng lực của đơn vị triển khai ERP

Một số yếu tố cần cân nhắc khi đánh giá tiêu chí này là: Kinh nghiệm triển khai, trình độ của đội ngũ chuyên môn, mức độ thành công trong lịch sử triển khai ERP cho các doanh nghiệp khác.

Tiêu chí 2: Đánh giá từ các khách hàng đã sử dụng

Đánh giá từ khách hàng có thể cho doanh nghiệp biệt về chất lượng Dịch vụ Tư vấn triển khai ERP của đơn vị có uy tín hay không.

Mẹo nhỏ: Doanh nghiệp nên tham khảo các đánh giá từ các khách hàng trong cùng ngành nghề và quy mô, việc này sẽ giúp doanh nghiệp có những dữ liệu chính xác và phù hợp với doanh nghiệp.

Tiêu chí 3: Bộ tính năng phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần xem xét những tính năng cần thiết để lựa chọn bộ giải pháp đáp ứng tốt những nhu cầu của doanh nghiệp. Đặc biệt, một số doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực đặc thù thì cần phải chú tâm đến tiêu chí này khi lựa chọn hệ thống quản lý ERP.

Tiêu chí 4: Khả năng tùy biến và tích hợp

Khả năng tùy biến và tích hợp giúp doanh nghiệp có thể điều chỉnh hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP để phù hợp với các quy trình kinh doanh và yêu cầu cụ thể, cùng với đó là kết nối với các hệ thống khác như CRM, kế toán,...

Tiêu chí 5: Phù hợp với thông lệ, quy định và luật pháp Việt Nam

Hệ thống ERP cần phải tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành của Việt Nam để đảm bảo tính hợp pháp của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc biệt là đối với phân hệ kế toán thì cần theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC. Tiêu chí này cần được ưu tiên để tránh các rủi ro pháp lý tiềm ẩn.

Lưu ý: Với các doanh nghiệp hoạt động đa quốc gia thì cần tìm kiếm các hệ thống hỗ trợ tuân thủ nguyên lý và chuẩn mực kế toán đa quốc gia

Tiêu chí 6: Có thể sử dụng thử

Doanh nghiệp cần triển khai phần mềm vào thực tế để đo lường mức độ phù hợp của hệ thống. Vì vậy, doanh nghiệp nên lựa chọn những đơn vị hỗ trợ chương trình dùng thử trong vòng 14 hoặc 30 ngày.

Tiêu chí 7: Mức giá và chính sách giá phù hợp với doanh nghiệp

Chi phí triển khai ERP không phải là một chi phí nhỏ, vì vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc đặt ra một mức ngân sách cố định trước khi lựa chọn. Bên cạnh chi phí, chính sách giá cũng là một điều cần lưu tâm. Một số chính sách giá thường thấy như: Mua trọn gói, thanh toán theo tháng, thanh toán theo số lượng nhân viên sử dụng,...

Mẹo nhỏ: Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, chính sách giá theo số lượng người dùng sẽ phù hợp nhất.

Lưu ý khi sử dụng hệ thống ERP doanh nghiệp

Sử dụng ERP quản lý doanh nghiệp là xu thế phát triển chính trong tương lai. Đây là điều mà chúng ta không thể phủ nhận. Tuy nhiên, ERP cũng có 2 điều hạn chế mà doanh nghiệp cần phải lưu ý:

1. Chi phí triển khai ERP cao:

Đây là một khoản đầu tư không hề nhỏ đối với nhiều doanh nghiệp. Chi phí trước triển khai thường chiếm phần lớn, còn chi phí bảo trì hệ thống ERP thường chiếm khoảng 15 - 20% chi phí triển khai ERP. Ngoài ra, các chi phí khác như nâng cấp, mở rộng hệ thống quản lý ERP sẽ phụ thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp.

Để tối ưu phần chi phí, doanh nghiệp nên đặt một mức ngân sách cố định, rồi sau đó tìm kiếm và lọc những đơn vị cung cấp có những giải pháp phù hợp với mức ngân sách đó.

2. Cần thời gian để triển khai:

Khác với những phần mềm độc lập, việc triển khai một hệ thống ERP toàn diện cần nhiều thời gian hơn. Thời gian cụ thể sẽ phụ thuộc các yếu tố như:

• Quy mô doanh nghiệp
• Tính phức tạp của hệ thống
• Số lượng người dùng
• Dịch vụ trên nền tảng đám mây hay hệ thống on premmíe (ERP trên nền tảng đám mây thường có thể triển khai nhanh hơn do giảm thiểu thời gian thiết lập cơ sở hạ tầng ban đầu)
• Thời gian chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ hoặc tích hợp với hệ thống cũ

Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố này khi lên kế hoạch cho dự án ERP và đặt ra thời gian ước tính sẽ hoàn thành việc triển khai. Việc đánh giá nhu cầu kỹ lưỡng, kế hoạch triển khai rõ ràng và đối tác triển khai nhiều kinh nghiệm có thể giúp giảm thiểu chậm trễ và đảm bảo triển khai thành công trong khung thời gian ước tính.

Theo nhiều nghiên cứu, thời gian triển khai hệ thống ERP trong doanh nghiệp trung bình là 3 - 9 tháng đối với công ty quy mô vừa và nhỏ và 6 - 18 tháng cho công ty quy mô lớn.

Câu hỏi thường gặp

Bài viết trên của Snine đã cung cấp những thông tin cơ bản nhất về hệ thống ERP, một giải pháp, một xu hướng tất yếu trong việc quản trị doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp cần được tư vấn chuyên sâu hơn theo từng nhu cầu đặc thù của mình, hãy liên hệ qua hotline +84 904 331 268  nhé!