Tổ chức sự kiện theo cách truyền thống

Tổ chức sự kiện là hoạt động thường xuyên tại mỗi doanh nghiệp, tổ chức hoặc đoàn thể với một lượng lớn khách mời. Những đòi hỏi về yêu cầu cho sự chuyên nghiệp, chính xác và chu đáo luôn được những nhà tổ chức sự kiện quan tâm hàng đầu. Tuy nhiên, tổ chức sự kiện là một công việc rất căng thẳng. Các bước trong  trong công tác chuẩn bị trước khi diễn ra sự kiện, trong quá trình trong và sau khi diễn ra sự kiện đều phải có sự phối hợp nhịp nhàng chính xác, vì việc mời khách đến dự sự kiện là một việc khó, để khách hài lòng vui vẻ sau khi tham dự lại là việc khó hơn nhiều lần.

Một sự kiện thành công, để lại ấn tượng tốt trong lòng khách mời sẽ được nhà tổ chức quan tâm tới từng khâu một cách cẩn thận, trong đó khâu Check-in khách mời là một trong những khâu vô cùng quan trọng và được quan tâm hàng đầu. Tuy nhiên với cách soát vé truyền thống đang gặp rất nhiều những hạn chế gây ra khó chịu với khách mời, nhất là các sự kiện tổ chức cho khách VIP.

Khó khăn khi tổ chức sự kiện theo cách truyền thống

• Không kiểm soát được số lượng khách mời, không có báo cáo thống kê sau sự kiện.
• Khách mời phải chờ đợi rất lâu dẫn tới ùn tắc bên ngoài.
• Sai sót trong khâu Check In thông tin và số lượng vé.
• Tiêu tốn nhiều chi phí in ấn, gửi vé mời.
• Khách mời có thể quên hoặc mất vé dẫn đến khó khăn trong khâu Check-in.

Check-in sự kiện bằng mã QR chuyên nghiệp bằng SERP, theo xu thế thời đại công nghệ 4.0

Các khó khăn trong tổ chức sự kiện truyền thống được xử lý triệt để. Ban tổ chức dễ dàng gửi vé mời qua email, in vé mời hàng loại với QR code, check-in nhanh chóng và đạt hiệu quả cao khi khách hàng check-in được chào đón đúng tên và hình ảnh. Ban tổ chức thì nắm được số lượng khách tham gia.

Các chức năng của Module check-in

• Quản lý khách mời tới dự sự kiện qua mã QR.
• Tạo vé điện tử sử dụng mã QR bằng file Excel.
• Tự động gửi vé mời qua email.
• Thống kê số lượng khách mời đã check in, chưa check in, vé không hợp lệ.
• Theo dõi lịch sử thời gian khách mời đến sự kiện một cách chính xác.
• Chuyên nghiệp, hiện đại, tiết kiệm chi phí, quản lý dễ dàng.
• Đơn giản trong việc phân chia vé, đưa vé đến tay khách mời sự kiện.
• Dễ dàng sử dụng vé, không sợ quên vé, không sợ mất, nát hay bị rách như vé truyền thống.
• Module check-in sự kiện bằng mã QR qua điện thoại thao tác một cách đơn giản, người soát vé chỉ cần quét mã QR trên vé khách mời.
• Quản lý, thống kê, tổ chức nhiều sự kiện cùng lúc, dễ dàng.
• Phần mềm SERP được cài  trên điện thoại hỗ trợ cả Android lẫn iOS thuận tiện cho nhân viên soát vé sự kiện một cách đơn giản và tự động.

Các thông số kỹ thuật

• Hỗ trợ sự kiện lên tới 3000 khách mời.
• Chạy đồng thời 10 line check-in/10 màn hình chào đón khách mời.
• Số lượng biểu quyết không giới hạn
• Số lượng bầu cử không giới hạn
• Hoạt động trên mọi thiết bị: Máy tính windows, MacOS – điện thoại, máy tính bảng iOS – Điện thoại, máy tính bảng Android.
• Hỗ trợ cài đặt logo và thiết kế giao diện riêng cho từng doanh nghiệp, từng sự kiện.

Quy trình check in sự kiện bằng Module Check-in

Trước sự kiện:

Quảng bá

Ban tổ chức cần quảng bá về sự kiện, thu thập dữ liệu khách hàng bao gồm nhiều thông tin theo nhu cầu quản lý như tên, chức vụ, phòng ban, giới tính,… và đặc biệt phải có địa chỉ email.

Tạo vé điện tử và gởi email

• Tạo vé điện từ trên danh sách khách mời trên file excel, có QR code.
• Kiểm tra tuần tự từng vé đảm bảo đúng QR, đúng người.
• Gửi email vé điện tử cho khách. Thiệp mời được gửi đến địa chỉ email đã thu thập trước đó cho từng khách mời. Ban tổ chức cần đảm bảo dữ liệu nhập vào file quản lý tại module check in chính xác bởi điều này ảnh hưởng đến việc thư mời gửi đến đúng người, đúng thông tin.

In vé gửi khách

• Thiết kế và đem gửi in vé mời. Thiết kế thiệp mời mang tính thương hiệu và truyền tải chủ đề sự kiện một cách trang trọng trong đó có đính kèm cụ thể thông tin khách mời và mã Qr code tương ứng.
• Kiểm tra tuần tự từng vé đã in đảm bảo đúng QR Code, đúng vé.
• Gửi vé mời qua thư.

Trong sự kiện:

Ban tổ chức cần bố trí bàn check in tại khu vực ra vào hoặc cổng check in với một điện thoại quét và 1 nhân viên hướng dẫn (hoặc có thể chia thành nhiều line check in, tùy thuộc vào quy mô sự kiện, số lượng khách mời).

Khi khách mời đến, chỉ cần đưa mã vạch QR code được đính kèm trong email , nhân viên sẽ quét mã QR. Lúc này, thông tin khách mời đã được nhập vào file quản lý trước đó sẽ hiển thị tại máy tính và màn hình hiển thị. Nhân viên lễ tân đánh dấu khách mời bằng thẻ đeo, vòng tay, con dấu, sticker… và hướng dẫn khách mời vào khu vực diễn ra sự kiện.

Với các sự kiện công cộng, Khách mời tự check-in bằng cách đưa vé điện tử ra trước camera check-in. Ban tổ chức sẽ bố trí điện thoại để quét tại mỗi line check-in và màn hình tivi để hiển thị kết quả check-in. Màn hình tivi sẽ hiển thị kết quả check-in và thông tin khách mời có thể hiển thị mã số check in để khách dùng quay số trúng thưởng.

Quét mã check-in:

Quản lý danh sách khách hàng đã check-in tại sự kiện

Danh sách Khách mới đã check-in theo sơ đồ vị trí

Để hoạt động check in sự kiện diễn ra nhanh chóng, chuyên nghiệp ban tổ chức nên:

• Training kỹ năng check in cho nhân viên.
• Bố trí bàn hỗ trợ kỹ thuật ngoài khu vực check in để hỗ trợ nhanh chóng cho khách mời gặp trục trặc hoặc khách mời mới tránh làm ùn tắc khu vực check in.
• Trang trí cổng check in chuyên nghiệp, gọn gàng. Ngoài ra còn có thể bố trí thêm khu vực check in lưu niệm/ backdrop sự kiện.
• Sử dụng quầy check in tự động cho khách mời tham gia rải rác. Khách mời có thể tự thực hiện việc check in và tham gia vào sự kiện mà không cần nhân viên hướng dẫn.

Sau sự kiện:

Ban tổ chức có thể dễ dàng kiểm tra, làm báo cáo về số lượng khách mời tham gia, phân loại nhóm khách mời và đưa ra những đánh giá trực quan về hiệu quả của sự kiện thông qua dữ liệu được ghi nhận trong suốt quá trình check in của phần mềm.

Lúc này, ban tổ chức có thể dễ dàng thực hiện thêm bước gửi email tri ân, lời cảm ơn đến đúng khách mời đã tham dự chương trình. Ngoài ra còn là các chương trình quảng bá, xây dựng mối quan hệ về sau này.

Các chức năng hỗ trợ sự kiện

Lấy ý kiến bình chọn

• Hiển thị nội dung lấy ý kiến.
• Khách mở app đọc nội dung và chọn đồng ý/không đồng ý/ý kiến khác.

Bầu cử

• Hiển thị danh sách ứng cử: tên, tuổi, hình ảnh, chức vụ
• Khách mời mở app tham gia bầu cử chọn người trong danh sách.

Quay số trúng thưởng

Gửi email tới khách tham gia

Cho phép gửi email tới khách tham gia:

• Gửi vé
• Gửi lời cảm ơn tham dự.
• Gửi lời mời tham qua sự kiện mới.
• Các thông báo quan trọng khác.