1. Lợi ích của ERP đem đến cho doanh nghiệp

ERP là gì?

ERP hay còn gọi là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Đây là một hệ thống quản lý tổng quát giúp chủ doanh nghiệp quản lý mọi hoạt động, hoạch định các nguồn lực trong doanh nghiệp một cách tối ưu.

Đồng thời, hệ thống ERP tích hợp tất cả các hoạt động của một doanh nghiệp vào một hệ thống thông tin toàn diện dưới hình thức của các phân hệ trong ERP, và cho phép các cá nhân trong tổ chức cùng truy cập. Dưới đây là một số lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp.

• Hệ thống ERP là mô hình cung cấp quản lý thông tin và định hướng công việc: ERP hỗ trợ quá trình tra cứu, quản lý dữ liệu thông tin các hoạt động tại doanh nghiệp. Đồng thời, với ERP, doanh nghiệp sẽ định hướng được công việc giúp nâng cao đáng kể hiệu quả hoạt động cũng như năng lực sản xuất.
• Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí: Lợi ích của hệ thống ERP mang lại về mặt chi phí là loại bỏ các yếu tố trung gian gây nhiễu, làm sai lệch hay ngắt quãng luồng thông tin trao đổi giữa các phòng ban trong doanh nghiệp. Nhờ đó, doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công việc và cắt giảm những chi phí không cần thiết.
• ERP giúp nâng cao chất lượng sản phẩm: Một hệ thống ERP toàn diện sẽ giúp quản lý tất cả hoạt động như xây dựng, đánh giá, kiểm tra, giám sát chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp. Từ đó, hệ thống ERP giúp lãnh đạo doanh nghiệp kịp thời nắm bắt, xây dựng và điều chỉnh kế hoạch sản xuất sản phẩm hiệu quả hơn.
• Quá trình vận chuyển trở nên nhanh chóng, đáng tin cậy nhờ ERP: Khả năng lên kế hoạch chi tiết về thời gian, năng suất sản xuất và kế hoạch cung ứng sản phẩm của hệ thống ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra, xử lý những vấn đề liên quan đến quá trình vận chuyển đơn hàng một cách dễ dàng và hiệu quả.
• Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp kết nối chuỗi cung ứng một cách toàn diện, trơn tru: Ngoài hỗ trợ quá trình vận chuyển: phần mềm ERP còn cung cấp số liệu chính xác, tức thì về số lượng hàng trong kho, tình trạng, khả năng sản xuất, dự báo nhu cầu kinh doanh,... Nhờ đó, doanh nghiệp hạn chế tối đa tình trạng đứt gãy chuỗi cung ứng.
• Hệ thống ERP giúp đẩy mạnh hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp: Với một hệ thống ERP, mọi thành viên trong doanh nghiệp đều có thể kết nối, cộng tác, chia sẻ thông tin một cách hiệu quả. Đồng thời, ERP cho phép người dùng truy xuất, tìm kiếm thông tin nhanh chóng. Từ đó các cấp quản lý có thể dễ dàng nắm tình hình hoạt động công ty và ra quyết định, giúp đẩy mạnh hiệu quả làm việc.
• ERP giúp doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu hiệu quả hơn: ERP còn là công cụ lưu trữ, phân tích dữ liệu hiệu quả cho doanh nghiệp. Cụ thể ERP giúp lưu lại toàn bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp, truy xuất lịch sử hoạt động,... và có khả năng bảo mật dữ liệu cao.
• ERP hỗ trợ lựa chọn phương án kinh doanh phù hợp: ERP thực hiện việc phối hợp, phân tích và khai thác thông tin từ dữ liệu đã lưu trữ của công ty. Từ đó quản lý có thể lựa chọn và ra quyết định dễ dàng, chính xác nhất.

2. 4 giai đoạn trên tiến trình khai thác lợi ích của ERP

Để đầu tư vào hệ thống ERP, doanh nghiệp phải bỏ ra rất nhiều thời gian và công sức. Chính vì thế, làm thế nào để biết cách sử dụng hệ thống ERP hiệu quả khai thác được tối đa lợi ích của hệ thống ERP mang lại là một trong những mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp hiện nay.

Trên hành trình triển khai ERP và khai thác lợi ích của ERP một cách hiệu quả nhất, doanh nghiệp thường trải qua 4 giai đoạn cơ bản sau..

2.1 Bước 1: Quản lý riêng từng bộ phận

Ở thời điểm bắt đầu, hầu hết các quy trình hoạt động của doanh nghiệp sẽ được vận hành tách biệt giữa các bộ phận phòng ban cụ thể bằng hệ thống văn bản, giấy tờ và các phần mềm riêng lẻ.

Đương nhiên, việc quản lý riêng rẽ từng bộ phận như vậy sẽ khiến cho doanh nghiệp chỉ có thể khai thác được lợi ích riêng của từng bộ phận. Điều này dẫn đến việc doanh nghiệp chưa thể liên kết các phòng ban, tạo nên độ trễ khi trao đổi thông tin, công việc và gây hao tổn chi phí.

2.2 Bước 2: Quản lý hướng liên kết giữa các bộ phận

Sau một thời gian sử dụng các phần mềm riêng lẻ, doanh nghiệp cần phải nâng cấp công tác quản lý hệ thống theo hướng kết nối các bộ phận và phòng ban với nhau. Lúc này, những nhân viên tại các bộ phận khác nhau phải biết cách liên kết, phối hợp hiệu quả với nhau. Đây là lúc doanh nghiệp thường tìm đến một hệ thống ERP.

Việc quản lý, điều hành doanh nghiệp bằng hệt ERP doanh nghiệp đòi hỏi việc tập trung các dữ liệu, và thống nhất các quy trình theo một quy chuẩn nhất định… Công việc này cần sự kết nối và phối hợp cao độ giữa các phòng ban. Bởi vì, chỉ cần 1 bước nhỏ thực hiện không đồng đều sẽ gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động của các phòng ban khác.

Tất nhiên lợi ích ERP mà doanh nghiệp nhận được cho việc quản lý theo hướng liên kết các bộ phận là rất lớn, ví dụ như:

• Giảm thiểu chi phí nhờ cắt giảm các quy trình rườm rà, không liên quan đến nhiều phòng ban và tự động hóa các công việc có tính chất định kỳ hoặc thường xuyên lặp lại.
• Giảm hạn mức tồn kho nhờ việc vận dụng các tính năng lập và liên kết kế hoạch sản xuất trong hệ thống ERP tuân theo chiến lược Just in Time (JIT).

2.3 Bước 3: Quản lý hướng quy trình

Ở giai đoạn này, song song với việc hoàn thiện các quy trình, doanh nghiệp cần kiểm tra các hoạt động sản xuất và vận hành. Điều này nâng cao hiệu quả hoạt động và giúp cơ cấu doanh nghiệp được vận hành theo hướng tích cực hơn. Ngoài ra, quản lý hướng quy trình đòi hỏi doanh nghiệp phải có tầm nhìn kết hợp chiến lược toàn diện nhằm tạo dựng các giá trị cốt lõi cho khách hàng và phát triển doanh nghiệp bền vững.

Giải pháp ERP sẵn có để có thể tối ưu quy trình thành công hơn. Sự kết hợp này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp giảm thời gian thực hiện quy trình, liên kết các quy trình, tăng doanh số và nâng cao hiệu quả cạnh tranh.

Điều này hướng tới mục tiêu tìm kiếm, đánh giá và loại bỏ những hoạt động không tạo ra giá trị, đồng thời tập trung nguồn lực vào những hoạt động thiết thực hơn.

2.4 Bước 4: Quản lý hướng chuỗi cung ứng

Sau khi doanh nghiệp đã hoàn thành các quy trình hoạt động quản lý nội bộ. Giai đoạn tiếp theo mà doanh nghiệp cần hướng tới để khai thác lợi ích của ERP là gắn kết hệ thống ERP với chuỗi cung ứng. Việc này giúp doanh nghiệp vận hành và kết nối toàn diện với các đối tác trong chuỗi cung ứng như khách hàng, nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển… một cách hiệu quả hơn. 

Lúc này, hoạt động của chuỗi cung ứng sẽ được tối ưu hóa, ví dụ như nắm bắt thông tin và phản hồi nhanh chóng, cải thiện tính minh bạch, quản lý theo vòng đời sản phẩm,… Đây sẽ là thành quả mà doanh nghiệp nhận được sau khi khai thác tối đa lợi ích của ERP.

Để khai thác tối đa lợi ích của ERP ngay từ những ngày đầu tiên, tránh được việc “đập đi xây lại” sau mỗi giai đoạn, doanh nghiệp có thể lựa chọn ứng dụng những giải pháp ERP dạng lắp ghép ứng dụng như phần mềm quản trị doanh nghiệp Viindoo. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng khai thác lợi ích của ERP ngay từ bước đầu với các ứng dụng nhỏ như CRM, Quản lý Bán hàng, Thương mại Điện tử, Website…, và mở rộng sau tùy theo quy mô với hơn 840 ứng dụng có sẵn.

Như vậy bài viết trên đã cung cấp cho độc giả đầy đủ những thông tin cơ bản về phần mềm ERP, cũng như các bước khai thác lợi ích của ERP cơ bản. Snine​ hy vọng bài viết đã giúp cho doanh nghiệp tìm ra phương pháp khai thác và sử dụng ERP nhanh chóng và hiệu quả nhất