Chi phí triển khai ERP doanh nghiệp và cách tối ưu chi phí hiệu quả 

Chi phí triển khai ERP là một trong những vấn đề mà doanh nghiệp chú trọng và quan tâm hàng đầu. Vậy các yếu tố nào ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP? Làm thế nào để tối ưu chi phí này? Bài viết này của Viindoo sẽ tiết lộ những bí quyết giảm thiểu chi phí hiệu quả.

1. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP

Chi phí cho quá trình triển khai ERP trong doanh nghiệp sẽ chịu ảnh hưởng bởi những yếu tố sau.

1.1 Quy mô doanh nghiệp và số lượng người dùng

Với những doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn, nhà cung cấp sẽ cần phải phân tích, thu thập nhiều dữ liệu khác nhau từ phía doanh nghiệp nhằm đưa ra được phương án tối ưu khi triển khai và giải quyết nhiều vấn đề phức tạp hơn so với các doanh nghiệp nhỏ trong quá trình triển khai ERP.

Ngoài ra, khi doanh nghiệp có dự định mở rộng quy mô, phát triển hoạt động kinh doanh và thêm người sử dụng cho hệ thống thì chi phí cũng sẽ tăng lên.  

Vì vậy, chi phí triển khai ERP sẽ thay đổi dựa trên quy mô và số lượng người dùng của hệ thống.

1.2 Số lượng tính năng sử dụng

Thông thường, các doanh nghiệp lớn với phạm vi kinh doanh rộng, nhiều phòng ban nghiệp vụ sẽ lựa chọn Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP với đầy đủ tính năng.

Tuy nhiên, việc áp dụng mô hình tương tự sẽ là vô cùng lãng phí đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, chưa yêu cầu nhiều nghiệp vụ. Vì vậy, tùy thuộc với mục đích sử dụng của tổ chức, số lượng tính năng muốn sử dụng mà để đưa ra quyết định mua những tính năng phù hợp.

1.3 Phạm vi dịch vụ đi kèm

Trong quá trình triển khai giải pháp ERP cho doanh nghiệp nhiều đơn vị cung cấp còn có thêm dịch vụ tư vấn, khảo sát, đào tạo nhân viên của doanh nghiệp hoặc phát triển phần mềm theo nhu cầu, nâng cấp hệ thống, cài đặt On-Premise trên máy chủ của doanh nghiệp,...

Chính những yếu tố trên cũng sẽ ảnh hưởng ít nhiều đến mức chi phí triển khai ERP mà khách hàng cần phải trả cho những nhà cung cấp phần mềm.

Thực tế, không nhất thiết phải sử dụng toàn bộ dịch vụ này của nhà cung cấp, mà thay vào đó bạn có thể sử dụng theo phần mềm có sẵn, chủ động tìm hiểu qua các tài liệu, video hướng dẫn sử dụng chi tiết.

1.4 Nhân sự doanh nghiệp có quyết tâm và sẵn sàng chuyển đổi không?

Đội ngũ nhân viên của công ty góp một phần thành công không nhỏ trong quá trình triển khai hệ thống ERP. Khi toàn bộ nhân sự của công ty đồng lòng quyết tâm và sẵn sàng chuyển đổi sang sử dụng phần mềm ERP, quá trình triển khai sẽ thuận lợi hơn, tránh gặp phải sự cố không đáng có.

Điều này không những tiết kiệm thời gian triển khai ERP mà còn giảm thiểu được kha khá chi phí cho việc đào tạo, chi phí thất thoát trong lúc chờ đợi, v.v.

2. Bí quyết giảm thiểu chi phí triển khai ERP

Nhằm giúp doanh nghiệp tối ưu được chi phí triển khai ERP, Phần mềm ERP Viindoo sẽ gợi ý một vài bí quyết dưới đây.

2.1 Chia nhỏ lộ trình triển khai

Thay vì lên kế hoạch cho cả một chiến dịch dài, các doanh nghiệp nên chia nhỏ theo từng giai đoạn thực hiện và số lượng tính năng triển khai, cụ thể là thực hiện các công việc như tìm hiểu kỹ lưỡng và lập kế hoạch, phân bổ nhân sự phù hợp với vị trí, chia nhỏ tính năng triển khai ERP,...

Bằng những cách trên, doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát được quá trình thực hiện, hạn chế sai sót và có hướng điều chỉnh cho phù hợp nhằm mang lại hiệu quả cao, tránh lãng phí ngân sách triển khai ERP.

2.2 Thiết lập kỳ vọng phù hợp

Trong quá trình kinh doanh, doanh nghiệp nào cũng mong muốn đạt được kỳ vọng lớn, mang lại lợi nhuận cao cho công ty của mình trong một khoảng thời gian ngắn.

Tuy nhiên, nếu ngay ở bước đầu tiên, doanh nghiệp đề ra mục tiêu và kỳ vọng quá cao sẽ khiến cả dự án dễ bị thất bại. Thay vào đó, doanh nghiệp nên bắt đầu với những kỳ vọng vừa phải và tăng tiến dần dần. Đây sẽ là bước đệm giúp doanh nghiệp dễ dàng chinh phục những mục tiêu cao hơn.

2.3 Lựa chọn đơn vị triển khai tin cậy

Mỗi nhà tư vấn triển khai ERP sẽ mang đến cho doanh nghiệp một giải pháp và mức chi phí khác nhau. Không phải bất kỳ đơn vị cung cấp nào đưa ra mức giá cao là sẽ hiệu quả và hoàn toàn phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Do vậy, trước khi đưa ra quyết định lựa chọn đơn vị cung cấp hãy đánh giá dựa trên mục đích, nhu cầu, quy mô, nguồn lực và tình hình kinh doanh thực tế. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng đó là một đơn vị uy tín, chuyên nghiệp và có nhiều năm kinh nghiệm luôn sẵn sàng hỗ trợ, tư vấn, giám sát và triển khai ERP sát sao, rõ ràng cho doanh nghiệp của mình.