HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG

CHECK-IN QR CODE (Phần 1)

I. Giới thiệu tổng quan về hệ thống

Hệ thống check-in QR code được ứng dụng nhằm hỗ trợ tự động hóa quy trình check in/check out, giúp cho sự kiện diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo được tính bảo mật và độ hiệu quả cao. Hiện tại, hệ thống sử dụng công nghệ nhận diện mã QR và truy vấn dữ liệu để xác thực mã QR cũng như thông tin người tham gia sự kiện. Ngoài ra, hệ thống còn tích hợp với Odoo và sử dụng cơ sở dữ liệu PostgreSQL để lưu trữ thông tin quan trọng, phục vụ cho hoạt động truy xuất và lập các báo cần thiết.

II. Hướng dẫn sử dụng hệ thống

2.1. Hướng dẫn đăng nhập chung vào hệ thống

Để truy cập vào module Sự kiện trên hệ thống, người dùng phải đăng nhập vào hệ thống qua một tài khoản được phân quyển có thể truy cập vào module (ví dụ như tài khoản của Admin, Quản lý quầy , v.v…).

Bước 1: Truy cập vào hệ thống.

Bước 2: Nhập đầy đủ và chính xác tên đăng nhập và mật khẩu.

Bước 3: Bấm ĐĂNG NHẬP

*Lưu ý: Trong trường hợp quên mật khẩu, bấm “Quên mật khẩu” và làm theo hướng dẫn trên hệ thống.

2.2. Hướng dẫn sử dụng đối với quản trị viên

2.2.1 Hướng dẫn chuyển đổi ngôn ngữ hiển thị

Bước 1: Để chuyển đổi ngôn ngữ hiển thị của hệ thống, người dùng bấm chọn vào phần ngôn ngữ đang được thể hiện trên hệ thống ở góc phải màn hình.

Bước 2: Người dùng nhấn chọn ngôn ngữ mình muốn hiển thị trên hệ thống.

Sau bước này, hệ thống sẽ tự động cập nhật ngôn ngữ từ tiếng Anh sang tiếng Việt cho người dùng.

2.2.2. Hướng dẫn import thông tin khách hàng tham dự

Bước 1: Để tải danh sách thông tin khách hàng đăng ký tham dự sự kiện lên hệ thống, người dùng bấm chọn Cài đặt ở góc trên bên trái trên màn hình danh sách tính năng.
Bước 2: Bấm chọn [Nhập thông tin Liên hệ]

Bước 3: Chọn dạng thư mục tải lên bao gồm: xls và csv và tải tệp lên từ thiết bị.
Bước 4: Bấm chọn nút [Nhập dữ liệu] để tải danh sách thông tin khách hàng đăng ký tham gia lên hệ thống.

Lưu ý: Các tệp thông tin người dùng tải lên cần phải đồng bộ với biểu mẫu. Để xem biểu mẫu, bạn bấm chọn nút [Tải xuống biểu mẫu].

2.2.3. Hướng dẫn cấu hình Mail server

Cấu hình Outgoing Mail Servers trên QR Event

Để có thể cấu hình được Outgoing Mail Servers đầu tiên chúng ta cần :

Bước 1: Bấm chọn Thiết lập trên màn hình danh sách tính năng.

Bước 2: Bấm chọn [Máy chủ gửi mail] trong mục Thảo luận.

Bước 3: Bấm chọn nút ở phía trên góc trái màn hình.

Bước 4: Nhập thông tin SMTP Server và tài khoản Gmail của bạn vào:

Description: Miêu tả ngắn
SMTP Server: smtp.gmail.com
SMTP Port: 465
Connection Security: SSL/TLS
Username: Tên tài khoản Gmail
Password: Mật khẩu tài khoản Gmail.

Bước 5: Bấm tại góc trái màn hình để kiểm tra kết nối.

Hệ thống thông báo cấu hình gửi mail thành công

Bước 6: Bấm [ Lưu ] để lưu lại cấu hình

Bạn có thể tạo nhiều, SMTP Server. Nó sẽ gửi mail theo thứ tự ưu tiên “Priority” mà ta thiết lập.

2.2.4. Hướng dẫn gửi email marketing

Bước 1: Trên màn hình danh sách tính năng, bấm chọn Email Marketing.

Bước 2: Bấm chọn [Chiến dịch] ở góc trái phía trên màn hình

Bước 3: Chọn tạo mới chiến dịch gửi mail bằng cách bấm chọn nút

Bước 4: Nhập tên chiến dịch và phân người phụ trách.

Bước 5: Sau khi tạo chiến dịch thành công, bấm chọn vào chiến dịch mà bạn vừa tạo.

Bước 6: Bấm chọn .

Bước 7: Cài đặt các thông tin của email bao gồm:

Chủ đề: Nội dung chủ đề hiển thị cho người nhận.
Người nhận: hệ thống cho phép lựa chọn nhiều loại người nhận sau:

Liên hệ;
Mailing contact;
Danh sách gửi mail.

Với mỗi loại người nhận, phần mềm hỗ trợ bạn công cụ tìm kiếm các bản ghi theo các quy tắc khác nhau phù hợp với chiến dịch đang thực hiện.

Nhấn mũi tên mở rộng ở góc trên bên phải tab Thân mail để hiện lên cửa sổ chỉnh sửa chi tiết. Tại đây, bạn có thể thiết kế email đơn giản, nhanh chóng bằng thao tác kéo - thả các mục có sẵn mà hệ thống cung cấp. Sau đó nhập nội dung cho email.

Để đính kèm tệp, người dùng bấm chọn Thiết lập > Tệp đính kèm sau đó tải tệp đính kèm từ thiết bị lên.

Bước 8: Bạn có thể bấm chọn nút để kiểm tra nội dung email bạn sẽ gửi đến khách hàng hoặc bấm chọn để gửi mail cho toàn bộ liên hệ khách hàng có trong danh sách liên hệ của hệ thống.

2.2.5. Hướng dẫn quản lý dữ liệu khách hàng

Bước 1: Để xem được thông tin của tất cả khách hàng đã đăng ký tham gia sự kiện, nhấn vào mục Sự kiện > Liên hệ trên màn hình danh sách các tính năng.

Bước 2: Màn hình sẽ hiển thị thông tin của tất cả thông tin của khách hàng đăng ký tham gia sự kiện.

2.2.6. Hướng dẫn xem thông tin khách hàng

Bước 1: Người dùng vào mô-đun Sự kiện

Bước 2: Chọn tại góc trái phía trên màn hình

Bước 3: Chọn khách hàng bạn muốn xem thông tin

Bước 4: Tại màn hình này, quản trị viên có thể xem tất cả trường thông tin của khách hàng như email, tên công ty, các quầy hàng mà khách đã checkin...

2.2.7. Hướng dẫn sửa thông tin khách hàng

Bước 1: Chọn khách hàng muốn thay đổi thông tin

Bước 2: Tại màn hình này, quản trị viên có thể chỉnh sửa bất cứ trường thông tin nào của khách hàng như email, tên công ty,...

Bước 3: Sau khi chỉnh sửa thông tin, quản trị viên bấm chọn nút để lưu các thông tin đã chỉnh sửa.

2.2.8. Hướng dẫn xóa thông tin khách hàng

Bước 1: Người dùng nhấn vào mục tại góc giữa màn hình.

Bước 2: Nhấn vào mục “Xóa”

Bước 3: Nhấn nút để xác nhận xóa

2.2.9. Hướng dẫn quản lý form đăng ký sự kiện

Bước 1: Người dùng nhấn chọn Sự kiện > Khảo sát trên màn hình danh sách các tính năng.

Bước 2: Tại màn hình này, người dùng sẽ biết được các thông tin như số lượng câu hỏi trong khảo sát, số người đã đăng ký, thời gian trung bình điền khảo sát,....