Văn hóa gửi Email - Lời nói thế hệ 4.0

Văn hóa sử dụng email thể hiện sự tôn trọng đối với người khác và tính chuyên nghiệp trong công việc cũng như trong việc sử dụng email.

Sự phổ biến của internet hiện nay cho thấy tầm quan trọng của việc sử dụng email trong các công ty, doanh nghiệp hiện nay. Email thể hiện ưu thế vượt trội của nó trong công việc bởi nó nhanh hơn thư tín thông thường và cũng giúp ta dễ dàng giao tiếp hơn khi nói chuyện trực tiếp. Không chỉ tạo nên sự chuyên nghiệp mà đây còn là giải pháp thông minh cho rất nhiều vấn đề thông tin của các doanh nghiệp. Cũng giống như các dạng giao tiếp khác, email cũng có những quy tắc riêng và thường được gọi là văn hóa email. 

1. Trả lời email ngay sau khi bạn nhận được. 

Không cần phải ngay sau khi nhận được nhưng tốt nhất nên là trong ngày tùy theo sự khẩn cấp của công việc. Đối với những vấn đề cần thời gian để suy nghĩ, cân nhắc, CB-CNV Công ty sẽ cố gắng trả lời một email phản hồi thật ngắn gọn thông báo cho người gửi: đã nhận được email, sẽ trả lời cụ thể sau hoặc một lời cảm ơn, đặc biệt là email bạn nhận được từ địa chỉ nhờ giúp đỡ vấn đề gì đó, bất kể kết quả ra sao.

2. Chủ đề quyết định sự chuyên nghiệp của email

Chủ đề rất quan trọng vì đó là dòng thông tin tóm tắt đầu tiên mà người nhận đọc được, trước khi mở email. Đây là nội dung khái quát cho toàn email, nên cần tránh những cách dùng chung chung hoặc quên nhập chủ đề. Cẩn thận một chút, kiểm tra email trước khi gửi đi và nhớ đặt một tiêu đề bao quát nội dung email, có thể giúp người nhận hiểu được nội dung khái quát nội dung cần trao đổi để dễ dàng phân loại và công việc được tiến hành nhanh chóng hơn hoặc khi tìm kiếm lại cũng dễ dàng hơn.

Đọc thêm: Báo giá dịch vụ hệ thống Email Server chuyên nghiệp SMAIL

3. Nguyên tắc cơ bản trong nội dung email

Tùy theo thể loại của email, nội dung email cần có bố cục, nội dung, mục đích riêng nhưng nội dung email cần tuân thủ các quy tắc chung: Sử dụng Font Unicode để đảm bảo mọi người có thể đọc được nội dung email trên tất cả các loại máy tính, thiết bị số cầm tay như điện thoại smartphone, máy tính bảng… Trình bày các nội dung trong email một cách ngắn gọn và súc tích. Bố cục, cách phân đoạn và ngôn ngữ trong email cần rõ ràng và mạch lạc. Có thể chia email thành nhiều đoạn nhỏ để dễ đọc, đồng thời tô đậm hoặc gạch chân những nội dung/cụm từ quan trọng. Riêng đối với các thông tin qua trọng, người viết nên để tiêu đề thể hiện sự khẩn cấp. Đặc biệt lưu ý các lỗi chính tả cũng như việc dùng các biểu tượng cảm xúc trong email. Tập tin đính kèm cũng cần phải có sự giải thích phù hợp. Tránh gửi kèm tập tin nhưng lại không hề nhắc đến điều đó trong nội dung email. Ngoài ra, bạn cũng cần đặt tên phù hợp, thể hiện chính xác nội dung cho tập tin đính kèm.

4. Bố cục 

Mở đầu, kết luận và chữ kí là 3 phần cũng rất hay bị bỏ qua hoặc thực hiện không đúng cách. email không chỉ là phương thức truyền tải thông tin, mà còn là công cụ giao tiếp với các chuẩn mực văn minh nhất định. Phần chữ kí quan trọng vì nó giúp cho email của bạn trở nên chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn. Đồng thời, đây cũng là cách giúp cho người nhận email có được một số thông tin cơ bản về bạn: tên họ, trực thuộc công ty, phòng ban nào, địa chỉ… Phần chữ ký (Signature) là phần thông tin ta thiết lập sẵn để tự động điền vào cuối mỗi email khi ta soạn thảo hoặc trả lời một email. Về lời chào cuối thư, tùy mối quan hệ mà có lời chào tạm biệt phù hợp.

Theo tác giả Kotter, J.P. & Heskett, J.L: “Văn hóa thể hiện tổng hợp các giá trị và cách hành xử phụ thuộc lẫn nhau phổ biến trong doanh nghiệp và có xu hướng tự lưu truyền, thường trong thời gian dài”. Văn hóa doanh nghiệp không phải một văn bản đọc là hiểu, không phải một bài hát học là thuộc, càng không phải những quy định chỉ cần làm theo là đủ mà đó là cả một quá trình thực hiện để hình thành thói quen. Đó là các kỹ năng ứng xử, cách sống, nề nếp, thói quen của một doanh nghiệp, nhất là trong thời kì hội nhập như hiện nay. Văn hóa quyết định đến “bộ mặt” của doanh nghiệp khi mang lên bàn cân so sánh với những đối thủ khác trên thị trường.

Công ty Cổ phần SNINE